Menulis Surat Resmi

Standar Kompetensi :

Mengungkapkan pikiran, perasaan, dan informasi secara tertulis dalam bentuk naskah pidato dan surat resmi

Kompetensi Dasar :

Menulis surat resmi dengan memperhatikan pilihan kata sesuai dengan orang yang dituju.

Indikator :

• Mampu menjelaskan cara  menulis surat resmi dengan memperhatikan diksi sesuai orang yang dituju.
• Mampu menulis surat resmi  dengan memperhatikanpilihan kata sesuai orang yang dituju.

Materi

Menulis surat termasuk salah satu keterampilan berbahasa. Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat pribadi berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada perorangan maupun kepada instansi tertentu. Surat dinas atau sering pula disebut surat resmi berisi masalah kedinasan, baik yang dibuat oleh perusahaan, organisasi pemerintah, maupun perorangan. Sedangkan surat niaga berisi masalah bisnis atau perniagaan. Jenis-jenis surat ini perlu kalian pelajari untuk menambah pengetahuan. Dalam penulisan surat resmi perlu diperhatikan penggunaan tanda baca dan huruf kapital.

Apabila kamu cermati, surat resmi memiliki bagian-bagian surat sebagai berikut:

1. Kepala Surat ( kop surat )
2. Tanggal Penulisan Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Pokok Surat atau Hal
6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Tanda Tangan, nama terang, penanggung jawab, dan jabatan atau sebutan.

Bagian-bagian surat tersebut dapat dikelompokkan sebagai berikut.

1. Bagian kepala surat yang berisi: nama departement/lembaga/organisasi/ beserta alamat lengkap termasuk nomor kotak pos, nomor telepon, dan lambang departemen atau instansi di sebelah kiri.
2. Bagian pembukaan yang meliputi tanggal surat, nomor surat, hal lampiran, alamat surat dan salam pembuka.
3. Bagian isi surat atau tubuh surat yang berisi paragraf pembuka, isi, dan penutup.
4. Bagian penutup yang berisi salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan, dan tembusan (bila ada).

Kalau kalian cermati bagian-bagian surat resmi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri surat resmi adalah :

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi (contoh di atas belum ada stempel lembaga)
   
6. Ada aturan format baku

Perhatikan  penggunaan tanda baca garis miring berikut. Pada nomor surat di atas tertulis No. : 15/KKG/XI/2010. Tanda garis miring itu digunakan dalam nomor surat. Tanda garis miring dalam nomor surat digunakan untuk memisahkan bagian-bagiannya. Misalnya, dari nomor surat di atas dapat dijelaskan sebagai berikut.

• 15 : nomor surat keluar dari instansi yang mengeluarkan surat
• KKG : singkatan dari Kelompok Kegiatan Guru
• XI : menunjukkan bulan dibuatnya surat itu, yaitu bulan Novembar
• 2010 : menunjukkan tahun dibuatnya surat.

Tanda garis miring juga digunakan untuk dipakai sebagai pengganti kata tiap, per atau sebagai tanda bagi dalam pecahan dan rumus matematika.
Contoh:

• harganya Rp125,00/lembar (harganya Rp125,00 tiap lembar)
• kecepatannya 20 m/s (kecepatannya 20 meter per detik)
• 7/8
  

Mohon kritik, saran dan komentar anda untuk perbaikan tulisan ini. Terima kasih.